Другая причина автоматизации

30 Июн 2017

Если задаться вопросом, зачем автоматизировать ту или иную область, в первую очередь всплывает ответ — повысить эффективность. Но есть и другая причина автоматизации — справиться со сложностью.

Сложность проектной методологии

Объем методологии. В декабре 2016г. на конференции по проектному управлению проводился круглый стол, участников которого спрашивали об объеме проектной методологии в организациях. Звучали ответы и в 100 и в 250 страниц. Это примерно пятая часть Налогового кодекса РФ. Теперь представьте, что вам нужно разобраться с этим материалом за 1 неделю, чтобы открыть проект.

Структура методологии. Будем рассматривать крупную организацию, в которой процессы проектного управления детально прописаны. В таких организациях проектная методология состоит из взаимосвязанных документов: политика проектной деятельности, положение об управлении проектами, регламенты реализации проектов (отдельно по каждому типу проектов), методические рекомендации на отдельные операции, шаблоны проектных документов, которых может набраться пару десятков.

Новизна. Теперь представим ситуацию, когда в организацию приходит новый человек или, что с практической точки зрения одно и тоже, в проектную деятельность привлекается внутренний сотрудник, до этого работавший только в операционной деятельности. Так или иначе, новичку нужно разобраться с тем, как работает проектная деятельность в организации.

В идеальном мире новичку проведут тренинг, все расскажут и покажут на реальных примерах. Но автор не встречал таких организаций, поэтому остается только верить, что они есть. А если нет тренинга, то новичку нужно изучать проектную методологию самостоятельно.

И вот бедняга берет всю эту кипу документации и начинает читать. Если общий объем документов составляет пару сотен страниц, то возникает ряд проблем.

Сухость. Проектная методология — это не художественная литература и даже не научно-популярная. Инструкции проектной методологии скучные и сухие, которые читать совсем не увлекательно.

В компании «Лаборатория Касперского» знают этот эффект, поэтому документировали проектную методологию в виде анимационных фильмов. Смотреть мультфильм о проектном управлении гораздо интереснее, чем читать тексты.

Сложность. В крупной организации шаблоны документов могут быть довольно объемными, а процессы согласования и утверждения длинными и разветвленными. Осмыслить этот массив требований весьма непросто. Человеку с несистемным мышлением крайне сложно уложить в голове полученную информацию. Проблема усугубляется тем, что не все авторы методологий прирожденные писатели. Стиль письма бывает весьма путанным, особенно если автор методологии берет тексты законов за образец для подражания.

Устаревание. Попытки разобраться с проектной методологией иногда приводят к успеху, хотя это занимает длительное время. И каково же разочарования нашего героя, когда оказывается, что за время освоения регламента проектный офис согласовал и утвердил на проектном комитете новый регламент с другими процессами. И теперь нужно начинать все сначала. А ведь новичок читал методологию не просто так, а потому, что ему нужно, скажем, открыть проект. В результате открытие проекта занимает 3-6 месяцев, что в мире высоких скоростей и трепета перед time-to-market слишком высокая цена.

К проблеме сложности проектной методологии организации подходят с двух сторон — в борьбе со сложностью все средства хороши.

Преодолеть сложность: привлечь редактора

Один из способов справиться со сложностью — привлечь к созданию проектной методологии талантливого редактора. Есть люди, которые умеют подавать сложные и скучные вещи интересным и простым языком. Причем, способом подачи материала может быть не только текст, но и видео или схемы.

Но Редакторы работают в СМИ и издательствах, а не в проектной деятельности. Вряд ли кто-то из организаций будет привлекать редактора специально для работы над проектной методологией. Автор не встречал случаев привлечения редактора, за исключением приведенного выше примера с Лабораторией Касперского.

Тем не менее, даже простое улучшение текстового описания может сильно облегчить жизнь участнику проекта. Поэтому методологам рекомендую развивать редакторские навыки.

Преодолеть сложность: автоматизировать

Отдельный класс ПО. Со сложностью проектной методологии справляются и с помощью автоматизации управления проектной деятельностью. Для этого создан отдельный класс программ — информационные системы управления проектами (далее — ИСУП).

В ИСУП закладываются процессы управления, шаблоны документов и формы отчетности. В хорошей системе участники проектной деятельности смогут общаться в едином информационном пространстве и работать удаленно.

Ценность ИСУП. С ИСУП нашему новичку не нужно знать всю проектную методологию. Ему нужно научиться работать с программой. А это задача более легкого порядка. Чтобы освоить программное обеспечение, не обязательно читать руководство пользователя от корки до корки: какие-то функции понятны интуитивно, а с чем-то можно разобраться методом проб и ошибок.

Система сама проведет по бизнес-процессам, подскажет, какие поля в шаблонах заполнить, и кому направить материалы на согласование, сформирует отчетность.

Пользователь будет вносить информацию в заведомо актуальные шаблоны, печатные формы также будут действующими и соответствующими методологии.

Упрощение не для всех. Задача настройки такой ИТ-системы — работа группы внедрения, в которую отбираются люди, умеющие справляться со сложностью. Такая группа по численности гораздо меньше, чем количество участников проектной деятельности. Поэтому найти квалифицированных людей в группу внедрения по силам организации, причем, не обязательно брать сотрудников в штат — пригласите консультантов для внедрения.

Также избежать сложности не удастся проектному офису, который выступает автором проектной методологии и постановщиком задачи при внедрении ИСУП. Поддержка актуальности ИСУП и проектной методологии — работа проектного офиса.

Остальные участники проектной деятельности не будут тратить силы и время на изучение громоздкой проектной методологии. Отдайте сложность компьютерам: программы справятся лучше. А человеку оставьте человеческое — эмоциональное общение, поддержку и воодушевление команды, поиск решений.

 

 

Автор: Сергей Шарпак
Директор управления консультационных услуг
PMI PMP

 

 

 

 

Смотрите также: 

• Автоматизация: Автоматизация проектного управления
• Статья: Как утверждать проектные документы
• Статья: Критерии готовности: Менять или не менять?