Когда закрываются Проектные офисы?

22 Окт 2015

Ранее мы публиковали наш обзор на отчёт ESI Global State of the PMO Report for 2015. В отчёте не была отражена область исследования, посвящённая случаям, когда Проектный офис в компании закрывался. В опросе, 26% респондентов ответили, что сейчас у них в компании нет Проектного офиса. 27% из них заявили, что раньше такая структура в их организации была. Сегодня мы публикуем перевод статьи, призванной заполнить пробел в отчёте.

Почему закрываются Проектные офисы?

Основная причина закрытия Проектного офиса – реструктуризация компании в том или ином виде. И это логично. У многих компаний есть несколько Проектных офисов. Согласно опросу, у 30% респондентов в организации их 5 или больше. И если проходит реструктуризация, то зачастую Проектные офисы закрываются или объединяются в офис более высокого уровня. В таком случае, функции Проектного офиса сохраняются, просто переходят к другой структуре.

Вторая причина закрытия Проектных офисов, о которой часто упоминается – это смена руководства. Это достаточно распространённая ситуация. Предыдущий руководитель хотел иметь Проектный офис, имел положительный опыт работы с ним. У нового опыт был не настолько позитивным, и он его закрывает.

Все ответы респондентов и их количество отражены на Рисунке 1.

Возможно это не удивительно для опроса, проведённого среди профессионалов и сотрудников Проектных офисов, но большинство респондентов не согласны с решением о закрытии Проектного офиса. На Рисунке 2 приведены ответы респондентов на этот вопрос.

Что происходит, когда закрывается Проектный офис?

Респондентов спросили, каковы последствия закрытия Проектного офиса для организации. Результаты впечатляют.

Один из респондентов ответил:

«Наша компания, скорее всего, никогда не узнает реальную цену закрытия Проектного офиса. Я наблюдал несоблюдение стандартов управления проектами, разочарование персонала на всех уровнях, и ухудшение общего настроения сотрудников. Более чем за 20 лет в этой компании, это было самым серьёзным шагом назад, с которым мне пришлось столкнуться».

Это серьёзный посыл, и он повторялся у других респондентов. С закрытием Проектного офиса исчезли: обмен идеями и опытом, устойчивость в реализации проектов, а также стандарты управления. Этим стало просто некому заниматься на прежнем уровне.

Некоторые функции Проектного офиса сохранились. Компании пытаются делать больше меньшим количеством людей, особенно в случае, когда Проектный офис закрывается из-за сокращений. В некоторых компаниях функции Проектного офиса взяли на себя оставшиеся Проектные офисы. Однако, в основном, это функции, связанные с управлением проектами и программами, а значит, что управление ценностью портфеля исчезло, как функция.

Иногда сложно оспорить решение о закрытии Проектного офиса в небольших компаниях с малым количеством проектов. Однако один из респондентов отметил, что после закрытия Проектного офиса осталось небольшое количество проектов, имеющих критическое значение для бизнеса. Сейчас они управляются старшим менеджментом, не имеющим опыта в управлении проектами и достаточных компетенций. В результате, проекты испытывают трудности без поддержки Проектного офиса.

Множество респондентов отмечали, что Проектный офис можно было «сохранить». В качестве причин закрытия называли: недостаток ответственности, неподходящего руководителя Проектного офиса, непонимание роли Проектного офиса в организации и его ценности, а также отсутствие Центра Компетенций.

Что делают организации, когда закрывается Проектный офис?

Закрытие Проектного офиса не означает исчезновения всех его функций. В конце концов, компания продолжает реализовывать проекты и программы. А это значит, что как минимум часть функций Проектного офиса перейдёт к другим подразделениям. На Рисунке 3 показано, к кому перешли эти функции. На нём видно, что чаще всего функции бывшего Проектного офиса берут на себя функциональные подразделения. Авторы отмечают, что зачастую значительную часть функций, наиболее важных для руководства, берёт на себя один единственный сотрудник одного из функциональных департаментов. Как правило это функции составления отчётности о статусе проектов, то есть функции поддержки проектам и программам, чаще всего, перестают реализовываться.

Возвращение Проектного офиса

Участников исследования также спросили, по их мнению, в будущем, возможно ли возвращение Проектного офиса? Большинство (47%) полагают, что скорее всего да, однако лишь малая часть респондентов (6%) в этом уверена. См. Рисунок 4.

 

На вопрос «Что может привести к решению о возвращении Проектного офиса?» были получены следующие ответы:

• Неудачи в реализации проектов или программ
• Открытие нового направления
• Новый крупный проект, который потребует наличия Проектного офиса
• Доказательство неэффективности новой организационной структуры, без Проектного офиса
• Жалобы клиентов
• Новая реструктуризация компании
• Решение руководства о необходимости Проектного офиса
• Понимание необходимости Проектного офиса для достижения следующего уровня зрелости организации
• Когда «они» поймут, что нельзя быть лидером в отрасли без Проектного офиса (кто «они» не поясняется. Скорее всего руководство или акционеры – прим. пер)

Вопрос, останутся ли профессиональные менеджеры проектов в компании к моменту осознания потребности в Проектном офисе или покинут её, остаётся открытым. Согласно отчёту Global State of PMO 2015 74% респондентов заявили, что в их организации есть Проектный офис. Это на 2% больше, чем в 2013 году. Это означает, что организации продолжают создавать Проектные офисы. Возможно, что всё больше и больше организаций осознают свою потребность в Проектном офисе.

Смотрите также:

• Исследование: Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015
• Статья: Проблемы и задачи Проектного офиса
• Консалтинг: Создание и развитие Проектного офиса

 

Оригинал: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/when-a-pmo-shuts-down/