Лучшие практики внедрения инструментов управления портфелем проектов от Gartner

28 Окт 2015

IT компании в наши дни переживают период серьёзного повышения темпов развития цифровых технологий. Перед ними встаёт огромное количество срочных задач при недостаточном количестве ресурсов. Чтобы справиться с изменениями, руководители портфелей и руководители Проектных офисов ищут ИТ-решения для управления портфелем (project portfolio management, PPM), которое позволит более эффективно управлять проектами, программами, портфелями и связанными с ними ресурсами.

Чтобы выяснить, как минимизировать издержки и максимизировать отдачу от внедрения инструментов PPM, Gartner подготовили материал о лучших практиках внедрения инструментов управления портфелем. При подготовке этой статьи был проведён опрос руководителей портфелей и Проектных офисов. Им задали вопрос: «Если бы ваш лучший друг собирался внедрять решение для управление портфелем, какие 3 самых важных совета вы бы ему дали?»

«Используй итеративную эволюцию — начните с малого и развивайтесь»

Практически половина (47%) участников опроса в той или иной форме дали подобную рекомендацию. Интересно, что в основном, давшие такой совет, использовали решения SaaS (Software-as-a-Service – программное обеспечение как услуга). Это логично – итеративное развитие подходит для SaaS. Сначала происходит внедрение основных функций, а затем, по мере роста зрелости компании, добавляются более сложные функции. С точки зрения архитектуры подобные решение привлекают тем, что дают определённую гибкость и позволяют экспериментировать в процессе использования и улучшения – особенно верно это для облачных решений.

Те же, кто занимается внедрением решений локально, склоняются к чёткому и подробному определению финального результата в самом начале. И это опять же, логично, поскольку ИТ-руководители понимают, что традиционные архитектуры разрабатываются с учётом традиционных путей реализации. Как только будет достигнуто конечное состояние, реализовавшим локальные решения, скорее всего, придётся жить с ними какое-то время. Производить изменения в локальных решениях сложнее, и они требуют менее гибкого, традиционного жизненного цикла разработки. Процитируем некоторые ответы респондентов:

• «Возьмите пилотную команду, дайте им поработать пару недель, получите обратную связь, затем повторите»
• «Итеративный подход к внедрению – начните с малого».
• «Итеративных подход к подстройке процессов под возможности и ограничения инструментов»
• «Начните с малого, (например, нескольких команд) и работайте. Не думайте, что всё сразу будет работать как надо. Чтобы всё встало на свои места нужно время»
• «Прежде чем начать идти, нужно научиться ползать. Выберите несколько функций для начала и протестируйте их. Это даст импульс дальнейшей работе»
• «Используйте гибкий/итеративный подход к разработке. Сделайте и протестируйте несколько прототипов. Дайте пользователям поработать с ней для доработки»

Рекомендация: Избегайте «взрывных» внедрений. Вместо этого применяйте пошаговый эволюционный подход, в частности, при работе с облачными или облачно-оптимизированными SaaS-решениями.

«Выстройте эффективное вовлечённое спонсорство»

Практически треть (31%) опрошенных отметили этот фактор как критический для успеха проекта. Спонсорство проектов внутри организации важно в принципе для любых инициатив по изменению организации, но для внедрения инструментов портфельного управления оно приобретает ещё большую важность. Те люди, которые должны научиться использовать и внедрить новый сложный и дорогостоящий инструмент – менеджеры проектов, программ и члены их команды – заняты работой над важными проектами. И скорее всего, отчитываются об этих проектах перед высшим руководством. И если не заручиться спонсорской поддержкой среди этого самого руководства, то менеджеры и их команды будут заниматься только тем, чего от них хочет начальство, а именно – реализацией проектов, а не внедрением новых инструментов. Для того, чтобы поддержку не потерять, необходимо снабжать спонсоров отчётами и другой полезной информацией о ходе внедрения и результатах, которые были получены. Вот что по этому поводу говорят респонденты:

• «Убедитесь, что имеете некоторый уровень поддержки руководства»
• «Постарайтесь привлечь на свою сторону руководителей разных уровней и направлений: CIO, административный персонал и др.»
• «Заручитесь поддержкой сверху. Возможно поменять всё: управление, экономику, всё. Нужен только «чемпион» наверху. Постоянно информируйте и поддерживайте интерес к проекту»

Рекомендация: Потратьте сколько потребуется времени на то, чтобы обеспечить сильную, постоянную спонсорскую поддержку на самом верху организации, перед тем как подписывать контракт о приобретении PPM-инструментов. Это особенно важно на ранних этапах внедрения инструмента.

«Пользуйтесь качественными профессиональными услугами»

В то время, как чаще всего респонденты говорили об услугах, предоставляемых поставщиками PPM-решений, в некоторых случаях приходиться прибегать к услугам третьих лиц. Как правило это партнёры поставщиков. Практически треть респондентов (31%) настойчиво рекомендует прибегать к качественным услугам консультантов для помощи во внедрении инструментов, их разработке/улучшении и обучении персонала. Одним из самых рьяных апологетов этой идеи был респондент, которому пришлось заниматься внедрением инструментов управления портфелем проектов без помощи консультантов из-за бюджетных ограничений, но, по его словам, их чрезвычайно не хватало.

Многие респонденты с ним согласны:

• «Убедитесь, что у них (консультантов или партнёров) есть услуги и опыт по внедрению»
• «Используйте консультантов для обучения и адаптации PPM-инструментов»
• «Наймите консультантов для помощи во внедрении»
• «Договоритесь об этом с поставщиком и закажите у него обучение»

Рекомендация: Найдите того, кто уже имеет опыт успешного внедрения подобных инструментов или сервисов, и попросите их проконсультировать вас (например, компанию «Проектные сервисы» 🙂  —  прим. пер.).

«Используйте лучшие практики в управлении изменениями»

Сотрудники, внедряющие инструменты портфельного управления, безусловно, являются агентами изменений. Потому необходимо учитывать влияние на сотрудников компании и сопротивление, которое может возникнуть. 28% респондентов отметили важность управления организационными изменениями при внедрении PPM-инструментов.

Судя по ответам, для многих опрошенных, в своё время, это знание имело критическое значение:

• «Уделите внимание написанию эффективного плана управления организационными изменениями»
• «Сфокусируйтесь на управлении изменениями и усвоении организацией инструмента. Убедите всех, что изменения пойдут всем на пользу»
• «Сфокусируйтесь на принятии организацией изменений. Подотчётность и прозрачность»

Рекомендация: Рассматривайте внедрение PPM-инструментов как проект, и используйте лучшие практики управления изменениями, включая коммуникации, планирование влияния изменений на сотрудников и эффективное лидерство при проведении изменений.

«Как можно раньше определите, чего хотите»

22% процента респондентов отдельно отметили важность раннего определения содержания будущих отчётов. Шестнадцать процентов добавили в список раннее определение целей, и столько же (16%) – планирование процессов на самых первых этапах внедрения. В целом, эту «лучшую практику» можно кратко охарактеризовать как: «пойми, чего хочешь, до того, как начнёшь». Более 60% опрошенных подчеркнули важность определения результатов от внедрения инструментов – до того, как выделять значительные ресурсы на их внедрение. Чаще всего упоминались четыре аспекта: требования, отчёты, процессы и цели. Любопытно, что чем шире область требований, тем реже её упоминают, в отличие от чётких узких результатов, таких как процесс и отчёты. Вот некоторые ответы:

• «Чётко определите свои цели и требования бизнеса – что вы хотите получить в итоге?»
• «Определите процессы до внедрения. Они должны быть готовы до того, как вы возьметесь за инструмент. Не ожидайте, что поставщик сделает это за вас»
• «Вы должны понимать, чего вы хотите, особенно с точки зрения ценности»
• «Удостоверьтесь, что понимаете, как вы хотите, чтобы выглядела ваша компания. Заранее определите бизнес-процессы»
• «Сфокусируйтесь на выходах продукта. Как внешние пользователи будут с ним взаимодействовать?»
• «Определите критерии вашего успеха заранее»

Рекомендация: Как можно раньше определите, что хотите получить, включая требования к системе, цели, процессы и отчёты.

«Постарайтесь придерживаться стандартных процессов»

Более 15% респондентов выступили за то, чтобы не увлекаться кастомизацией и переделыванием стандартных процессов при внедрении инструментов. И хотя большинство инструментов достаточно легко адаптируются, многие респонденты пожалели о тех усилиях, которые потратили на обустройство нестандартных процессов. В итоге продукт работал хуже, чем при использовании стандартных процессов. Свои лучшие практики участники опроса сформулировали так:

• «Старайтесь использовать стандартные процессы или адаптировать свои процессы под инструмент, где это возможно»
• «Используйте функционал инструмента по максимуму, даже если это повлияет на процессы»
• «Используйте стандартный процесс внедрения как можно дольше. Сведите кастомизацию к минимуму»
• «Избегайте кастомизации»

Рекомендация: Если процессы, предлагаемые поставщиком, отличаются от ваших, постарайтесь изменить свои процессы.

«Запланируйте, выделите бюджет на обучение и «учитесь, учитесь и ещё раз учитесь»

Практически все компании, продающие инструменты по управлению портфелями проектов, предоставляют и услуги по обучению персонала. Около 16% респондентов рекомендуют воспользоваться этой возможностью. Так они формулируют свои «лучшие практики»:

• «Используйте услуги консультантов и тренеров поставщика»
• «Договоритесь с поставщиком и закажите у него обучение»
• «Пусть обучение немного опережает внедрение. И убедитесь в качестве обучения»
• «Инвестируйте в людей. Обучайте их»

Авторы считают неосмотрительным пытаться внедрять новые PPM-инструменты без обучения персонала. Это, без сомнения, лучшая практика, кроме случаев, когда решение поставляет некрупный поставщик и качество их обучения невысоко.

Рекомендация: Удостоверьтесь в наличии обучения у поставщика решения и обязательно воспользуйтесь им. Также необходимо убедиться, что инструмент и обучение соответствует уровню зрелости сотрудников и компании. Также убедитесь в том, что сотрудники хотят и готовы учиться.

«Практики, достойные упоминания»

Авторы использовали порог в 15% для внесения практики в список «лучших». Но есть несколько практик, которые стоит упомянуть. Среди них:

• Выбирайте инструменты, подходящие к вашей культуре. Эту практику упоминали нечасто, но это имеет смысл. Успешное использование многих инструментов и практик зависит в первую очередь от того, насколько ваша культура соответствует выбранному инструменту. От этого также зависит, насколько внедрение поддержат сотрудники, что является ключевым фактором успеха.
• Заручитесь поддержкой конечных пользователей. Также как с предыдущим пунктом, эту практику подсказывает здравый смысл.
• Проводите собственное тестирование продукта. Некоторые респонденты упомянули эту практику. Несмотря на то, что вы приобретаете лицензированный продукт, во избежание задержек и неполадок, проведите собственное тестирование
• Используйте при внедрении проектный подход. Казалось бы, это очевидно, но два респондента всё равно упомянули её. Как и любое организационное изменение, внедрение PMM-инструментов, должно проводиться в форме проектов – с планированием, отчётностью и другими элементами проектного управления.
• Удостоверьтесь, что поставщик оказывает техническую поддержку приобретаемого инструмента. Сейчас практически все поставщики решений оказывают техническую поддержку своего продукта. Однако для нескольких опрошенных получить поддержку необходимого уровня и качества у крупных компаний оказалось нелёгкой задачей. Они отметили, что прошло немало времени, прежде чем их вывели на сотрудников поддержки, обладающих достаточным набором компетенций для решения возникших проблем.
• Заранее подготовьте команду для работы с инструментом. В определённый момент поставщик должен передать руководство внедрением продукта в руки потребителя и если нет компетентных людей, которые подхватят это знамя, то внедрение застопорится или даже остановится.
• Обзаведитесь необходимым оборудованием. Этот пункт относится к стационарным системам, не использующих «облаков» и полагающихся только на корпоративное аппаратное обеспечение. При недостатке мощностей корпоративных серверов система будет работать медленно, даже в случае безупречно работающего ПО. Но конечным пользователям не важно, в чём причина неполадок. Такие инциденты создают трения и сопротивление, мешающие адаптации нового инструмента.
• Обзаведитесь необходимым количеством лицензий на продукт. Для подключения дополнительных пользователей или новых функции в SaaS-решениях необходимо приобретать дополнительные лицензии на пользование продуктом. И купить их, как правило, проблем не составляет, в будущем вы всегда можете столкнуться с бюджетными или любыми другими ограничениями. Лучше просчитать и спланировать закупку необходимого количества лицензий заранее.

Смотрите также:

• Консалтинг: управление портфелями проектов и программ
• Статья: Правительство Великобритании представило отчёт о реализации портфеля крупных государственных проектов
• Статья: Новое исследование в области управления проектами и портфелями проектов

 

Оригинал: http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-2C28I0N&ct=150320