Монетизация Проектного офиса

14 Июн 2017

Проектный офис стоит денег. Средства нужны как минимум для оплаты персонала и операционных затрат. Кроме того, когда Проектный офис взаимодействует с другими подразделениями организации, возникают координационные издержки, которые редко учитываются. Руководители, инвестирующие в Проектный офис, ожидают, что их вложения в Проектный офис окупятся за счёт успешных проектов. Таким образом основная цель Проектного офиса — реализация прибыльных, успешных и соответствующих бизнес стратегии организации проектов.

Проектные офисы обычно не являются центрами прибыли. То есть сами по себе они не приносят доход. При этом можно с полной уверенностью сказать, что они способствуют росту дохода организации, помогая реализовывать проекты и достигать стратегических целей.

Но возможно настанет время, когда от Проектного офиса потребуют большего: частичной или полной компенсации затрат, и, возможно, принесения прибыли.

Почему?

Когда вы начнёте искать способы генерации прибыли Проектным офисом, ваши сотрудники обязательно начнут интересоваться – зачем вы это делаете (или зачем ваше руководство просит сделать это)? Правильное обоснование такого решения звучит примерно так: «наш Проектный офис был настолько успешным, что мы видим возможности в расширении его деятельности вплоть до уровня генерации дохода». В таком случае у вас есть возможность спокойно и объективно рассмотреть новые способы работы Проектного офиса, чтобы добиться поставленных целей – генерации денежного потока без потери качества основных функций.

Но если вы хотите заставить Проектный офис зарабатывать потому, что у вас не хватает денег на его обеспечение — это тревожный знак. Недофинансированный Проектный офис, как правило, не сможет качественно исполнять свои основные обязанности, не говоря уже о том, чтобы осваивать новые области. Это крайне негативная и опасная ситуация для организации.

Когда?

Не каждый момент подходит для подобной трансформации. Перед тем, как приступить к поиску возможностей генерации дохода, убедитесь, что ваш Проектный офис:

• Принят организацией
• Устойчив по своей структуре
• Показывает высокий уровень зрелости в предоставляемых услугах
• Связан в своей деятельности с бизнес стратегией

Если вы можете поставить галочку возле каждого пункта – смело двигайтесь дальше. Ваш Проектный офис может  отправляться в новый неизведанный мир  генерации дохода только  зная, что он твёрдо стоит на ногах и органично вписан в организацию.

В случае, если что-то из описанного выше не про ваш Проектный офис, то скорее всего, вам придётся сражаться на два фронта: пытаться заработать денег и сохранить своё место в организации. Вероятность успеха такого предприятия невысока.

Теперь допустим, что вы хотите извлечь выгоду из своего Проектного офиса с целью повышения его эффективности и вы на данный момент находитесь в подходящем для этого положении.

Как?

Лучший совет, который можно дать – это старый, известный всем постулат – «Не усложняй!». На раннем этапе стоит действовать максимально просто.

В чем хорош ваш Проектный офис? Что вы разработали, внедрили, сделали, и теперь можете предлагать без каких-либо дополнительных инвестиций или риска? Используйте надёжные наработки и не старайтесь придумать что-то новое, чего раньше не делали.

Один из основных рисков любого Проектного офиса, направленного на зарабатывание денег, заключается во фразе «клиент всегда прав». То есть в любой конфликтной ситуации интересы клиента, оплачивающего работу Проектного офиса всегда будут выше интересов спонсора. Долгосрочные обязательства перед клиентами, которые отвлекают Проектный офис от его основной деятельности принесут больше вреда, нежели пользы.

Что?

Что может предложить ваш Проектный офис потенциальным клиентам? Хорошими продуктами могут стать такие услуги, как аудит проектов (Health check), проведение ретроспектив, коучинг и обучение. Это могут быть отдельные услуги или их пакеты, с высокой ценностью и уже хорошо зарекомендовавшие себя в вашей организации. Они должны обладать следующим характеристикам:

• Проверены на практике
• Ответственность Проектного офиса определена и понятна всем сторонам
• Низкие показатели риска
• Высокая добавленная стоимость
• Предложение навыков и опыта, недостающих клиенту.

Просто посмотрите на ваше «меню» услуг Проектного офиса и проанализируйте каждый из них с точки зрения получения потенциального дохода (если у вас нет «меню», то спросите себя, действительно ли вы готовы к началу монетизации?). Как только вы сделаете это, сосредоточьтесь на одном или двух пакетах/услугах, не распыляйтесь, начинайте с малого. Переход Проектного офиса к генерации прибыли не должен быть резким.

Откуда?

И, наконец, откуда возьмутся клиенты?

Если мы говорим о связях посторонних клиентов с вашей организацией, то все, что предлагает ваш Проектный офис, придётся согласовывать с существующими каналами сбыта, маркетинга и поддержки. Это могут быть партнёры, подрядчики или просто сторонние организации, которым необходим ваш опыт. Начать поиск стоит в ближайшем окружении вашей компании.

Другая ситуация возникает в случае, мы говорим об услугах с оплатой внутри организации. Подобные моменты должны быть тщательно спланированы и одобрены руководством.

Подразделения, филиалы и департаменты вышей организации должны понимать путь монетизации для будущего построения бюджета. Худшая ситуация, с которой может столкнуться Проектный офис – это потеря «работы», из-за перехода на полностью возмездную основу от подразделений-клиентов, а они оказались к этому не готовы.

Заключение

Проектный офис стоит денег. И основная задача нового Проектного офиса — доказать ценность этих инвестиций за счет помощи в реализации и мониторинге успешных проектов. Лишь достигнув результатов в основной деятельности, можно попробовать себя в зарабатывании денег.

Смотрите также:

• Корпоративный тренинг “Управление проектами на основе стандартов PMBOK / ISO 21500”.
• Новость: Оборонные предприятия создадут отраслевой проектный офис «Прорыв»
• Новость: Проектный офис НАСА: Путь к Обучающейся организации (Часть 1)

Источник: http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/monetising-the-pmo/

Перевод: Елизавета Дубовская, Артемий Анцупов