Офис управления проектами как инструмент повышения эффективности организации
24 Апр 2015
Артемий Анцупов
Управление проектами, как отдельная область менеджмента, продолжает набирать популярность в России и СНГ, однако уровень зрелости большинства организаций в данной области всё ещё довольно низок. И хотя успешного опыта в создании подобной структуры в России не так много, интерес к теме неустанно растёт. Для того, чтобы понять, какую пользу может принести Офис управления проектами (ОУП) и какие проблемы можно решить с его помощью, следует рассмотреть основные цели и задачи ОУП.
Цели создания Офиса управления проектами
Базовая цель создания проектного офиса: получение выгод от стандартизации методов, процессов и политик управления проектами. За этой простой формулировкой на самом деле стоит достаточно большой большой набор выгод, который, который потенциально можно получить. Ниже список некоторых из них:
- Эффективность распределения ресурсов и снижение издержек. ОУП координирует и распределяет ресурсы между проектами, что позволяет избежать конфликтов между проектами. Также Офис управления проектами позволяет оптимизировать ресурсы и сократить их количество, а, следовательно, и снизить затраты.
- Поддержание методологии. Унификация процессов, общие метрики и показатели эффективности обеспечивают прозрачность в управлении проектами, позволяют снизить оперативные издержки и уберегают компанию от многих внутренних конфликтных ситуаций. Унификация и прозрачность позволяют лучше прогнозировать деятельность компании в части реализации проектов.
- Соответствие стратегии. Сбалансированный портфель проектов, составленный в соответствии со стратегией компании позволяет чётко следовать к поставленным целям.
- Обучение сотрудников и распространение проектной культуры в организации. Обучение сотрудников проектному управлению позволяет повысить производительность персонала и компании в целом. Наличие единого центра этого обучения в части проектного управления, а также единой методологии и концентрация информации в одном месте упрощают этот процесс.
- Концентрация информации. Концентрация информации по проектам в одном месте позволяет сократить издержки на управление, повысить качество анализа информации, выявить причины перерасходов и отклонений.
Основные задачи Офиса управления проектами
Для достижения вышеупомянутых выгод от внедрения управления проектами, перед Офисом управления проектами встают четыре основные группы задач.
- Методологическая. Разработка методологии управления проектами, внедрение, развитие, поддержка и контроль использования.
- Административная. Административная поддержка процессов проектного управления, контроль реализации проектов и формирование отчетности, управление и администрирование проектов, координация ресурсов, поддержка работы Проектного комитета.
- Образовательная. Обучение сотрудников компании проектному управлению, развитие проектной культуры
- Технологическая. Внедрение информационной системы проектного управления, ее поддержка и развитие.
Эти функции, в той или иной степени присущи каждому Офису управления проектами. В зависимости от того, какой результат планируется получить, состав этих функций будет меняться для разных моделей ОУП. Рассмотрим основные модели Офиса управления проектами.
Модели Офиса управления проектами
Модель «проектной канцелярии» или «репозитория». Согласно данной модели Офис управления проектами — это некий банк знаний, архив отчётности и извлечённых уроков по текущим проектам в организации. Такой Офис решает следующие задачи:
- Унификация проектной отчётности.
- Оптимизация коммуникаций и информационных потоков.
Модель «наставник». Помимо функций предыдущей модели, Офис управления проектами-«наставник» разрабатывает корпоративную методологию управления проектами, следит за её выполнением, занимается бенчмаркингом и внедрением «лучших практик».
Модель «центр ответственности». В случае применения такой модели руководители проектов являются сотрудниками Офиса управления проектами. А руководитель ОУП отвечает за их реализацию, результаты, затраты. Такая модель часто встречается в компаниях с большим количеством внешних проектов, осуществляя посреднические и контрольные функции. Офис управления проектами становится в один ряд с другими функциональными подразделениями.
Модель «центр прибыли». Самое большое влияние на организацию имеет Офис управления проектами с такой моделью. Его задача – составление оптимального портфеля, соотнесённого с корпоративной стратегией и обеспечение максимальной отдачи от инвестиций. Таким образом Офис управления проектами выполняет функцию координатора действий основных функциональных подразделений. Тогда основной задачей руководителя ОУП становится взаимодействие с высшим руководством и претворение стратегии в конкретные планы реализации портфеля и отдельных проектов.
Результаты внедрения Офиса управления проектами
Одним из основных вопросов, волнующих сейчас профессиональное сообщество – измерение и оценка эффективности офиса управления проектами. Множество противоречивых результатов получено, а в публикациях звучат голоса как за, так и против. С одной стороны, отмечают невысокий показатель возврата инвестиций (ROI) от проектной деятельности, что, чаще всего, связано с тем, что этот показатель посчитать достаточно сложно, т.к. много качественных эффектов, которые сложно перевести в количественные показатели. С другой стороны, многие сотрудники ОУП отмечают, что на практике с появлением проектного офиса доля успешных проектов возросла. В любом случае, сам факт создания ОУП во многих компаниях говорит о том, что это уже не просто мода.
Офис управления проектами – не только способ снизить издержки или повысить производительность проектов. Это важнейший инструмент реализации стратегии конкретной компании. А потому его создание – стратегическая задача, требующая участия и содействия сотрудников и руководства компании. В случае успеха, Офис управления проектами позволяет получить компании конкурентное преимущество на рынке, а если речь про органы власти, то достичь стратегических целей в жестко заданные сроки.
Смотрите также: