Проектный офис: Часто Избегаемые Вопросы
20 Янв 2016
Организации бывают всех форм и размеров. И у каждой из них свои проблемы и потребности в проектном управлении, удовлетворить которые призваны стандарты, процессы и лучшие практики. Иногда, чтобы решить эту задачу в компании создают Проектные офисы (Project Management Office, PMO).
Существует множество материалов на тему Проектных офисов. Специалист пишут статьи, книги, проводятся исследования, но всё равно, многие организации продолжают сомневаться в том, что Проектный офис приносит ценность. И часть из них даже закрывают свои Проектные офисы. И хотя такое решение вряд ли было верным, несомненен тот факт, что Проектный офис должен меняться под нужды организации и доказывать свою ценность. Авторы подготовили для таких компаний список Часто Избегаемых Вопросов (Frequently Avoided Questions, FAQ), на которые необходимо ответить при создании Проектного офиса или при поднятии вопроса о его закрытии:
- Действительно ли Вашей организации необходим Проектный офис?
- Каково уникальное предложение ценности проектного офиса (описание и обоснование того, какую уникальную ценность принесёт Проектный офис – прим. пер.)?
- Какая у Проектного офиса бизнес-модель?
- Кто клиенты Вашего Проектного офиса?
- Как вы собираетесь измерять отдачу от работы Проектного офиса?
Ответить на эти вопросы не легко. Например, чтобы уверенно ответить на первый вопрос «Да, нам нужен Проектный офис», необходимо описать и оценить организационную стратегию, структуру и культуру.
- Стратегия. Организации, нерегулярно реализующей небольшое количество проектов, в основном вспомогательного свойства, больше подойдёт аутсорсинг управления проектами. Компаниям, для которых проектная деятельность является основной, с высокой долей вероятность нужен Проектный офис
- Структура. Проектно-ориентированные по структуре организации больше подходят для создания в них Проектных офисов, потому что функции Проектного офиса направлены на поддержку исключительно реализации проектов. Матричные же организации создают трудности для Проектного офиса, так как в них необходимо поддерживать баланс между проектной и операционной деятельностью.
- Культура. Для внедрения Проектного офиса очень важен процесс управления изменениями. Во многих организациях сопротивление изменениям так велико, что они «отторгают» любые новые структуры. Создавать проектный офис в таких организациях авторы статьи не рекомендуют.
Если после рассмотрения и детального анализа описанных выше трёх факторов, ответ на первый вопрос всё ещё «Да, нам нужен Проектный офис», можно переходить к определению того, какой именно Проектный офис требуется Вашей организации (для этого нужно ответить на вопросы 2, 3 и 4). Следующий шаг – определение метрик и Ключевых Показателей Эффективности для Проектного офиса (об этом вопрос 5). После того, как на все 5 вопросов сформулированы чёткие и обоснованные ответы, можно переходить к созданию плана по внедрению Проектного офиса в организации.
Смотрите также:
- Консалтинг: Проектный офис: создание и развитие
- Аутсорсинг: Аутсорсинг функций проектного офиса
- Аутсорсинг: Управление проектами и программами
- Статья: Проектный офис: Инфографика
- Статья: Проектный офис: Новое исследование Global State of PMO 2015
- Статья: Когда закрываются Проектные офисы?
- Статья: 7 Ключевых Факторов успеха Проектного офиса
Источник: http://www.projectmanagement.com/blog/Voices-on-Project-Management/15440/