Топ-9 причин отложить начало проекта
27 Июл 2016
Никто не хочет заставлять ждать своего клиента. Любому проектному менеджеру важно выстроить доверительные отношения с Заказчиком и начинать проекты вовремя. Но преждевременный старт проекта может привести к долгосрочным негативным последствиям. В сегодняшней статье мы приведем 9 факторов, влияющих на задержку начала проектов.
1.Некомпетентный Заказчик. Данная проблема возникает, когда Заказчик не способен предоставить необходимую информацию о бизнес-процессах компании и не может связать их с предполагаемыми требованиями к разрабатываемому решению. До тех пор, пока Заказчик не разберется в технологии решения, он будет не способен сформулировать финальные требования. Начинать проект с нечётко составленными требованиями и отсутствием понимания конечного результата, значит обречь его на провал. Лучше отложить начало такого проекта и поплотнее поработать с Заказчиком. В особых случаях, Заказчику стоит пройти обучение по предметной области проекта или по управлению проектами в целом.
2. Низкое качество требований. Без четко сформулированных требований невозможно начать разработку решения. Проектной команде будет очень трудно управлять содержанием такого проекта, что в итоге скажется на удовлетворённости Заказчика. Плохо сформулированные требования означают, что в проекте формально не определены границы содержания. При данной ситуации важно отложить начало проекта до момента детального определения всех требований Заказчика. (Самая частая проблема такого рода – несогласованность требований различных групп заинтересованных лиц – прим. пер.)
3. Проблемы с финансированием. Зачастую некоторые Заказчики предполагают, что можно начинать проект без формально утвержденного бюджета. На практике же случается, что Заказчик может оплатить только часть работ по проекту, а затем начать сбивать цену. Кроме того, у команды проекта и у Заказчика банально могут расходиться представления о том, сколько стоят те или иные действия по проекту. И эти различия могут быть весьма существенны. Поэтому важно точно определить бюджет проекта и условия финансирования, не начинать работы до утверждения всех возможных финансовых вопросов.
4. Неопределенность проекта. Иногда – на удивление часто – после начала работ выявляются радикальные различия между тем, что вырисовывалось на стадии обсуждения требований и тем, что получилось по факту. На первоначальном этапе важно обсудить с клиентом бизнес-процессы, содержание проекта и потенциальное решение. Только после совместного достижения понимания того, что же будет представлять из себя проект и какое решение будет реализовываться, можно переходить к его старту.
5. Нечёткие цели. Что необходимо получить по результатам проекта? Какую ценность планируется извлечь из результатов проекта? Только после получения ответа на эти вопросы можно приступить к выполнению проекта.
6. Неукомлектованная команда. Иногда руководитель проекта может начать проект еще без официально утвержденного состава команды. Но подобная поспешность может в конечном счете привести к тому, что ключевые сотрудники окажутся недоступны, а затраты на привлечение сторонних специалистов могут оказаться больше чем планировалось. С учётом времени на обучение, адаптацию новых сотрудников и достижение чёткого командного взаимодействия, подобная ситуация скорее всего приведёт к перерасходу средств и несоблюдению расписания проекта. А потому к началу проекта стоит иметь полностью сформированный состав команды, в которой определены все проектные роли. В противном случае лучше отложить старт проекта до окончательного разрешения вопроса.
7. Невовлечённый клиент. Часто возникают ситуации, при которых Заказчик недоступен в середине выполнения проекта, и не может принять ключевые решения и продолжить проектные работы. Если произошла подобная ситуация, то лучшим выходом из нее будет сдвиг сроков выполнения проектов до «возвращения» Заказчика.
8. Отсутствие формальной установочной встречи (kick-off meeting). На практике, установочную встречу часто опускают, считая её простой формальностью, которая не имеет решающего значения. Однако мы не рекомендуем этого делать. На установочной встрече происходит финальная сверка ожиданий участников проекта. Она позволяет удостоверится, что все участники владеют одинаковой и, главное, корректной информацией о проекте. Это такая «сверка часов», выравнивание позиций участников, а потому важно, чтобы она происходила лицом к лицу, с наименьшим количеством барьеров коммуникаций. Насколько большой и формальной будет эта встреча, зависит от размера и степени важности проекта. Если вдруг такая встреча не запланирована и ее невозможно организовать в ближайшее время, то лучше отложить старт проекта.
9. Отсутствие Куратора проекта. Достаточно распространена ситуация, когда при заключении договора между компаниями Заказчиком и исполнителем запускается проект по производству продукции или оказанию услуги без определения формальных руководящих ролей. И если с руководителем проекта со стороны исполнителя дела обстоят чаще всего неплохо, то со стороны Заказчика зачастую считают, что в назначении Куратора нет необходимости (или не знают, что это вообще такое). Иногда назначают просто контактное лицо в виде простого аналитика или администратора. Однако Куратор проекта – крайне важное лицо. В его обязанности входит определение приоритетов, одобрение изменений в проекте, обеспечение непрерывного обмена информацией с командой проекта и конечно же помощь в получении одобрения высшего руководства Заказчика. Если в проекте отсутствуют формально определенные лидеры от обеих сторон, то старт проекта следует отложить. Перестановки проектных руководителей могут повлиять на изменения требований еще до официального начала проекта, поэтому зачастую перенос сроков проекта помогает избежать лишней работы в будущем.
Увеличение срока проекта – это не очень хорошо. Но профессиональный менеджер проекта должен уметь определить ситуации, в которых сдвиг сроков проекта является критичным для дальнейшего успеха проекта. Лучше потратить больше времени в начале, когда изменения «стоят» не так дорого, чем в конце почувствовать на себе последствия ошибок, совершенных на ранних этапах.
Смотрите также:
- Консалтинг: Методология управления проектами: разработка и внедрение
- Статья: ТОП-4 Методологии управления проектами
Источник: http://www.cio.com/article/3090026/project-management/9-good-reasons-to-start-the-project-late.html